Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có những trường hợp doanh nghiệp lập sai hóa đơn, hóa đơn in trùng hoặc in thừa hóa đơn… Vậy trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn điện tử được không?
Đối với các trường hợp trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành hủy hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn, các trường trường được phép hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn, để đảm bảo tiến hành theo đúng quy định của pháp luật
Thế nào là hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử
- Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Mọi dữ liệu hóa đơn sẽ được xoá bỏ trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để người dùng không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức.
- Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
- Khi nào thì được hủy bỏ hóa đơn điện tử lưu trữ? Câu trả lời đó là khi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy (theo quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Những trường hợp được hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử
Thực hiện theo quy định của Chính phủ tại nghị định 119/2018/NĐ-CP:
- Từ ngày 01/11/2018, doanh nghiệp muốn chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thế phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn.
- Sau ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp hủy hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng: Nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng (Theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP)
- Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.
- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau đó người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.
